Impreza firmowa to często wyjazd poza siedzibę firmy. Restauracja, hotel, sala bankietowa, gospodarstwo agroturystyczne albo miejsce oddalone o kilkadziesiąt kilometrów. Pojawia się wtedy proste pytanie: jak przewieźć cały zespół?
Przy większej liczbie uczestników organizowanie kilku samochodów może szybko zamienić się w logistyczny problem. Różne godziny wyjazdu, szukanie parkingu i konieczność ustalenia, kto prowadzi samochód po zakończeniu imprezy, potrafią niepotrzebnie komplikować cały plan.
W takiej sytuacji można wynająć busa lub autokar z kierowcą i zaplanować przejazd dla całej grupy.
Od czego zacząć organizację transportu?
Najpierw warto ustalić liczbę osób, miejsce imprezy oraz godziny wyjazdu i powrotu. To podstawowe informacje, których potrzebuje firma transportowa, aby dobrać odpowiedni pojazd.
Jeżeli w imprezie bierze udział kilkanaście osób, wystarczający może być bus. Przy większym zespole lepszym rozwiązaniem będzie autokar.
Trzeba też sprawdzić, czy transport obejmuje tylko przejazd w obie strony, czy kierowca będzie potrzebny przez kilka godzin. W przypadku imprez firmowych często nie chodzi wyłącznie o dotarcie na miejsce. Grupa może potrzebować transportu również podczas samego wydarzenia, na przykład przy przejeździe z hotelu do restauracji.
Bus czy autokar?
Wybór pojazdu zależy przede wszystkim od liczby uczestników.
Dla małej grupy bus może być wygodnym rozwiązaniem. Łatwiej nim dojechać w miejsce, gdzie duży autokar miałby problem z wjazdem lub zawróceniem. Przy większej liczbie pracowników autokar pozwala natomiast przewieźć wszystkich jednym pojazdem.
Warto też uwzględnić bagaże. Jeżeli impreza firmowa odbywa się poza miejscem zamieszkania uczestników i obejmuje nocleg, każdy może mieć ze sobą torbę lub walizkę. Pojemność przestrzeni bagażowej również powinna być brana pod uwagę przy wyborze pojazdu.
Transport z kierowcą czy samodzielny dojazd?
Przy imprezie firmowej transport z kierowcą rozwiązuje problem organizacji powrotu. Uczestnicy nie muszą ustalać, kto będzie prowadził samochód, a pracownicy mogą wracać razem o ustalonej godzinie.
Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy impreza odbywa się wieczorem. Organizowanie kilku samochodów oznacza konieczność wcześniejszego ustalenia kierowców i późniejszego powrotu każdego z nich do domu.
Przy wynajmie busa lub autokaru z kierowcą wystarczy ustalić miejsce odbioru, trasę oraz godzinę powrotu.
Jak ustalić miejsce odbioru pracowników?
Najprościej wyznaczyć jedno miejsce zbiórki, z którego grupa rozpocznie przejazd. Może to być siedziba firmy, parking albo inne łatwo dostępne miejsce.
Jeżeli pracownicy mieszkają w różnych miejscowościach, można rozważyć kilka punktów odbioru. Trzeba jednak wcześniej ustalić je z przewoźnikiem, ponieważ dodatkowe przystanki mogą wpłynąć na czas przejazdu i jego koszt.
Dobrze przekazać uczestnikom dokładne informacje przed wyjazdem. Godzina zbiórki, miejsce oraz planowany czas powrotu powinny być znane wszystkim wcześniej.
Co ustalić z firmą transportową?
Przed rezerwacją warto przekazać przewoźnikowi kilka podstawowych informacji:
- liczbę uczestników,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia przejazdu,
- miejsce imprezy,
- datę i godziny wyjazdu oraz powrotu,
- ewentualne dodatkowe przejazdy podczas wydarzenia,
- liczbę bagaży, jeśli impreza obejmuje nocleg.
Na tej podstawie można dobrać pojazd i ustalić szczegóły całej trasy.
Warto też zapytać o sposób rozliczenia. Cena wynajmu może zależeć między innymi od długości trasy, czasu wynajmu i rodzaju pojazdu.
Transport na imprezę firmową może obejmować więcej niż jeden przejazd
Firmowy wyjazd często trwa cały dzień albo cały weekend. W takim przypadku warto zaplanować transport jako całą usługę, a nie pojedynczy przejazd.
Przykładowo grupa może rano wyjechać z siedziby firmy do hotelu, następnie pojechać na miejsce imprezy, a po jej zakończeniu wrócić do hotelu. Następnego dnia kierowca może przewieźć uczestników z powrotem do firmy.
Taki plan warto ustalić jeszcze przed rezerwacją. Dzięki temu firma transportowa może od razu uwzględnić wszystkie potrzebne przejazdy.
Kiedy warto zarezerwować transport?
Termin rezerwacji zależy od daty imprezy, liczby osób i dostępności pojazdów. Przy większych wydarzeniach firmowych lepiej zająć się transportem odpowiednio wcześniej.
Ma to szczególne znaczenie, gdy potrzebny jest większy autokar albo przejazd ma odbywać się w popularnym terminie. Wcześniejsza rezerwacja daje też czas na dopracowanie trasy i przekazanie uczestnikom informacji dotyczących wyjazdu.
Ile kosztuje wynajem busa lub autokaru?
Nie ma jednej ceny, która będzie odpowiednia dla każdej imprezy firmowej. Koszt zależy od kilku elementów, przede wszystkim liczby osób, rodzaju pojazdu, długości trasy oraz czasu, przez jaki pojazd pozostaje do dyspozycji grupy.
Dlatego przy zapytaniu o cenę najlepiej od razu podać pełny plan przejazdu. Sama informacja o liczbie kilometrów może być niewystarczająca, jeżeli kierowca ma czekać na grupę przez kilka godzin lub realizować dodatkowe przejazdy.
Jak zaplanować powrót po imprezie?
Powrót warto ustalić jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Jeżeli grupa ma wracać o konkretnej godzinie, uczestnicy powinni znać miejsce zbiórki i godzinę odjazdu.
Przy dłuższych imprezach dobrym rozwiązaniem może być ustalenie konkretnego miejsca postoju autokaru lub busa. Dzięki temu po zakończeniu wydarzenia nie trzeba szukać pojazdu ani ustalać na szybko, gdzie wszyscy mają się spotkać.
Transport z kierowcą pozwala też uniknąć sytuacji, w której część pracowników wraca własnymi samochodami, a pozostali szukają alternatywnego transportu.
Wynajem busa lub autokaru na imprezę firmową
Organizacja transportu powinna być jednym z elementów planowania całego wydarzenia. Im wcześniej zostaną ustalone liczba uczestników, trasa i godziny przejazdu, tym łatwiej dopasować pojazd do potrzeb grupy.
W przypadku mniejszego zespołu można zdecydować się na busa, natomiast większe grupy mogą skorzystać z autokaru. Przy obu rozwiązaniach możliwy jest wynajem pojazdu z kierowcą.
Jeżeli firma organizuje imprezę poza swoją siedzibą, warto uwzględnić transport już na etapie wyboru miejsca wydarzenia. Odległość, dostępność parkingu i godziny rozpoczęcia imprezy mogą mieć wpływ na cały plan przejazdu.